Privacyverklaring

Algemene benadering en verplichtingen

Als dienstverlener inzake boekhouding en fiscaliteit verwerken wij persoonsgegevens, dit zijn gegevens betreffende een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon (de “betrokken persoon”).

Deze persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming, meer bepaald de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wij verwerken onder meer persoonsgegevens ons medegedeeld door onze cliënten.

De cliënt is verantwoordelijk voor de juistheid en de actualisering van de persoonsgegevens die hij ons mededeelt.

De cliënt verbindt er zich toe om de wetgeving inzake gegevensbescherming na te leven voor alle door hem verstrekte persoonsgegevens.

De cliënt erkent kennis genomen te hebben van onderhavige privacyverklaring en deze te aanvaarden.

De cliënt machtigt ons om de door hem verstrekte persoonsgegevens te verwerken voor de uitvoering van onze diensten, in overeenstemming met onderhavige privacyverklaring.

Verwerkingsverantwoordelijke

De juridische entiteit die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens is:

O.R.F. Boekhouding & Fiscaliteit BV, Trianonlaan 9, 2812 Mechelen

Ondernemingsnummer : BE 0459 336 471

Inschrijvingsnummer Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA) : 50.647.942

De termen “wij” en “ons” in deze privacyverklaring verwijzen naar voormelde entiteit.

Voor alle vragen of klachten betreffende ons privacybeleid of om uw rechten betreffende de persoonsgegevens uit te oefenen, kunt u ons contacteren via gewone post op het hiervoor vermelde adres of op het e-mailadres: info@orf.be

Wettelijke redenen (rechtsgrond)

Wij verwerken persoonsgegevens van betrokken natuurlijke personen op grond van de volgende, in de wet vermelde redenen:

om een overeenkomst uit te voeren : de verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om onze diensten uit te voeren;
om wettelijke verplichtingen na te komen: bepaalde wetgeving legt de verwerking van persoonsgegevens op, onder meer voor de toepassing van de antiwitwasregels en voor het nakomen van fiscale en sociale verplichtingen;
om reden van een gerechtvaardigd belang: de verwerking van de persoonsgegevens is nodig voor een gerechtvaardigd belang van onszelf, van onze cliënt of van een derde, mits dit belang niet in strijd is met de grondrechten van de betrokken persoon;
wij achten een gerechtvaardigd belang aanwezig, onder meer wanneer de verwerking gebeurt om met cliënten te communiceren, om informatie aan cliënten mede te delen, om misbruik en fraude te voorkomen, om de rechtmatigheid van verrichtingen te controleren, om onze rechten of de rechten van cliënten uit te oefenen, te verdedigen of te beschermen, om onze diensten en onze relaties met cliënten te beheren en te verbeteren;
om reden van toestemming door de betrokken persoon: de betrokken persoon heeft uitdrukkelijk ingestemd met de verwerking van zijn persoonsgegevens.

Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken de persoonsgegevens voor de realisatie van volgende doeleinden:

om door de cliënt gevraagde diensten inzake boekhouding en fiscaliteit uit te voeren;
om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen, meer bepaald (i) de verplichtingen opgelegd door de antiwitwaswetgeving inzake identificatie van de cliënt, bepaling van zijn risicoprofiel en onderzoek van zijn transacties, en (ii) de aangifteverplichtingen opgelegd door de fiscale, sociale en andere wetgevingen;
om met cliënten en derden te communiceren;
om onze contractuele en zakelijke relaties te beheren, meer bepaald voor facturatie, administratie, boekhouding, betaling, en andere ondersteunende diensten;
om de door ons ingerichte of gebruikte electronische toepassingen te beheren, meer bepaald websites, software voor boekhouding, fiscaliteit, administratie en financieel beheer, alle andere applicaties, systemen en online platforms; om de toegang, het gebruik, en de beveiliging van deze toepassingen te verzekeren;
om te informeren, door nieuwsbrieven of door andere mededelingen, over nieuwe ontwikkelingen inzake boekhouding en fiscaliteit, over door ons of door derden georganiseerde evenementen, over door ons aangeboden diensten, over vacatures en opportuniteiten;
om onze diensten te verbeteren en te optimaliseren, door actualisering van onze databank en analyse van de informatie verkregen van cliënten en derden;
om onze website technisch en functioneel te beheren, door verwerking van persoonsgegevens, mits instemming van de bezoeker;
om onze activa te beveiligen, daarin begrepen de beveiliging van cliëntendossiers.

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk voor het nakomen van wettelijke verplichtingen en/of voor het verrichten van onze diensten. Zonder kennis van deze persoonsgegevens kunnen wij onze diensten niet uitvoeren.

Welke persoonsgegevens

Wij verwerken onder meer persoonsgegevens van de volgende natuurlijke personen: van cliënten-natuurlijke personen; van bestuurders, mandatarissen en uiteindelijk begunstigden van cliënten-rechtspersonen; van lasthebbers, werknemers, leveranciers, dienstverleners, klanten en andere relaties en contactpersonen van voormelde cliënten.

De persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken kunnen onder meer de volgende informatie over de betrokken natuurlijke personen bevatten:

Identiteitsgegevens : naam, voornamen, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, geslacht, nationaal nummer, identiteitskaart, paspoort;
Contactgegevens: adres, e-mailadres, website, telefoonnummer, mobiel telefoonnummer, faxnummer;
Beroepsgegevens: bedrijfsnaam, contactgegevens bedrijf, juridische vorm, ondernemingsnummer, BTW-identificatienummer, werkgever of vennootschap, titel of functie, beroepsloopbaan, voorkeurtaal, relevante activiteitssectoren en beroepsinteresses, beroepsrelaties;
Financiële gegevens: gegevens van bank- en effectenrekeningen, van verzekeringen;
Boekhoudkundige gegevens: overzicht van de koop-en verkoopverrichtingen, openstaande facturen, betalingsinformatie;
Gebruiksgegevens: gegevens afgeleid uit het gebruik van onze website, software, applicaties, systemen en online platforms; IP-adressen;
Zakelijke relatiegegevens: gegevens aan ons verstrekt door inschrijving op evenementen en vergaderingen en het bijwonen hiervan, door inschrijving op nieuwsbrieven, door mailings, door bezoek aan onze kantoren;
Human ressource-gegevens: gegevens ontvangen bij sollicitaties; personeelsgegevens;
Camerabeelden: beelden van bewakingscamera’s in en rond onze gebouwen;
Andere gegevens: elk ander gegeven vereist door de wetgeving inzake boekhouding en fiscaliteit.
Gevoelige persoonsgegevens worden verwerkt in de door de wet bepaalde uitzonderingen.

Met het oog op fiscale, sociale of administratieve aangiften kunnen wij onder meer gegevens verwerken inzake gezinssituatie, huwelijk, wettelijke samenwoning, scheiding, kinderen, lidmaatschap van verenigingen, van organisaties of vakbonden, medische gegevens, voertuigen.

Bron van de verwerkte persoonsgegevens

De door ons verwerkte persoonsgegevens worden ons verstrekt:

rechtstreeks door de betrokken persoon: medegedeeld voor de uitvoering van een dienst, of bij deelneming aan een evenement of een vergadering;
onrechtstreeks door derden: medegedeeld door een andere partij dan de betrokken persoon, onder meer persoonsgegevens betreffende werknemers, bestuurders, lasthebbers, medewerkers, leveranciers, dienstverrichters, klanten en contactpersonen van de mededelende partij;
onrechtstreeks door publiek beschikbare bronnen: beschikbaar in openbare registers, publicaties of databanken.

Aan wie worden de persoonsgegevens medegedeeld

Als algemene regel delen wij geen persoonsgegevens met derden of andere personen of entiteiten.

Wij kunnen persoonsgegevens aan derden mededelen in de volgende specifieke omstandigheden:

De mededeling is vereist door een wettelijke verplichting of een rechterlijk bevel.
De mededeling is vereist om onze diensten te verrichten, namelijk mededeling aan bevoegde overheden, aan onderaannemers of dienstverleners, zoals ondernemingsloketten, sociale secretariaten, sociale verzekeringsinstellingen, notarissen, advocaten, banken, revisoren, adviseurs en experten.
De mededeling wordt gedaan aan verwerkers die namens ons persoonsgegevens verwerken bij de uitvoering van hun diensten, zoals dienstverleners inzake internettoepassingen, software voor boekhouding, fiscaliteit, administratief en financieel beheer, IT, hosting en communicatie, organisatie van evenementen.

Dienstverleners en verwerkers dienen ons de nodige waarborgen te verstrekken inzake bescherming van de persoonsgegevens.

In de regel worden geen persoonsgegevens medegedeeld buiten de EU/EER. In voorkomend geval wordt vereist dat in het land van bestemming een volgens EU-recht passend beschermingsniveau gewaarborgd wordt.

Bewaartermijn

Wij bewaren de persoonsgegevens niet langer dan de termijn nodig voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld, dan wel de termijn voorzien door de toepasselijke wetgeving of de termijn verbonden aan een hangend of potentieel geschil.

Kwaliteit en beveiliging

Wij nemen passende organisatorische en technische maatregelen teneinde :

de kwaliteit en de juistheid van de persoonsgegevens te bewerkstelligen en te vrijwaren;
de persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang of wijziging, onrechtmatig gebruik of verspreiding, diefstal, verduistering, verlies of vernietiging.

Wij kunnen niet verantwoordelijk gehouden worden voor ons medegedeelde onjuiste gegevens, noch voor diefstal, verduistering of onrechtmatig gebruik of verspreiding van de gegevens door derden.

Rechten van de betrokken personen : vragen en klachten

De betrokken persoon van wie wij de persoonsgegevens verwerken heeft een aantal rechten, inzonderheid (en onder voorbehoud van door de wet gestelde beperkingen):

Recht van inzage: recht van inzage van de verzamelde persoonsgegevens en van de wijze en doeleinden van de verwerking;
Recht op verbetering: recht om onjuiste of onnauwkeurige persoonsgegevens te laten aanpassen of te verbeteren;
Recht op gegevenswissing: recht op permanente verwijdering van de persoonsgegevens, in de gevallen en de mate voorzien door de wet;
Recht op beperking van de verwerking: recht om de verwerking of het gebruik van de persoonsgegevens te laten beperken of te laten staken zonder verwijdering van de gegevens, in de gevallen en de mate voorzien door de wet, meer bepaald wanneer de betrokkene van oordeel is dat de gegevens onjuist zijn of dat wij onrechtmatig gebruik van de gegevens maken;
Recht om de instemming in te trekken: recht om de instemming tot verwerking in te trekken, wanneer de verwerking gebeurt op grond van de instemming door de betrokken persoon;
Recht van bezwaar: recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van persoonsgegevens, meer bepaald wanneer wij de verwerking baseren op gerechtvaardigde belangen; de betrokken persoon kan zijn instemming intrekken of zijn voorkeuren wijzigen voor al onze nieuwsbrieven en uitnodigingen voor evenementen alsmede voor al onze mailings en prospectie -en marketingacties, en dit op eenvoudig verzoek gericht aan het in punt 2 vermelde adres;
Recht op overdraagbaarheid: recht om ons te verzoeken om persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Alle rechten kunnen uitgeoefend worden door eenvoudig verzoek van de betrokken persoon gericht aan het in punt 2 vermelde contactadres, mits bewijs van de identiteit van de verzoeker. Alle vragen of klachten over ons privacybeleid kunnen aan hetzelfde adres gericht worden.

Indien een betrokken persoon van oordeel is dat zijn rechten door ons geschonden worden, kan deze persoon klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.dataprotectionauthority.be

Hogervermelde rechten van de betrokken persoon worden evenwel beperkt door de antiwitwaswetgeving (wet van 18 september 2017, artikel 65). Deze beperking betreft de persoonsgegevens die wij moeten bewaren op grond van de antiwitwaswetgeving, inzonderheid bepaalde gegevens van cliënten, bestuurders, lasthebbers en uiteindelijk begunstigden van cliënten. Voor de uitoefening van zijn rechten betreffende deze persoonsgegevens dient de betrokken persoon zich te wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukperstraat 35, 1000 Brussel, onder de voorwaarden bepaald in de wet.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om onderhavige privacyverklaring te wijzigen of bij te werken om te beantwoorden aan de toepasselijke privacy-wetgeving of aan veranderingen in de verwerkingspraktijk.